גם אם ידעתם וגם אם לא, מרבית ההתעסקות שלכם לאורך ארגון אירוע החתונה תהיה סביב האורחים שלכם. לכאורה, אתם מארגנים אירוע מפואר ומרהיב לכבוד אהבתכם הגדולה, אך ככל שתתקדמו עם הפקת האירוע שלכם, תגלו כי המון בחירות שלכם מבוססות על רצונכם לרגש את האורחים ולארח אותם על הצד הטוב ביותר. הכנת רשימת המוזמנים שלכם מרגשת לכשעצמה, ובמידה רבה היא משקפת לכם עד כמה אתם ברי מזל שיש סביבכם משפחה מפרגנת וחברים אוהבים. אישורי ההגעה וסידורי השולחנות רלוונטים גם הם למוזמנים שלכם, שעם הגעתם לאירוע יקבלו את הסטטוס "אורחים".

אישורי ההגעה: הפתח לחיסכון וסדר בכמות המוזמנים

גם אתם הוזמנתם לאירוע חתונה בעבר, כך שגם אתם מודעים לבטח לעובדה כי הזוג המארגן את האירוע דואג גם לאישורי ההגעה. המטרה של אישורים אלו? לדעת בבירור כמה אורחים עתידים להגיע לאירוע שלכם. המון פעמים המוזמנים יאשרו את הגעתם בפניכם, אך בפועל הם לא יגיעו לאירוע. נדמה כי המון פעמים ישנה מבוכה של המוזמנים להשיב על שאלת סטטוס ההגעה שלהם בפני הזוג המארח את האירוע, אך בפני נציג של חברה המבצעת את אישורי ההגעה – אין להם כל בעיה. בעת שתמסרו את מספר האורחים המשוער למנהל האירוע שלכם, תוכלו לחסוך לא מעט כסף שכן על כל אורח שהתחייבתם עליו ולא הגיע, עליכם לשלם.

סידורי שולחנות: אורחים בעלי מכנה משותף

את שלב סידורי השולחנות אתם עושים רק לאחר שקיבלתם דו"ח מפורט של סטטוס ההגעה של כל האורחים שלכם: מי מגיע לאירוע בוודאות, מי נאלץ לוותר על השתתפותו ומי טרם יודע. מנהל האירוע של אולם אירועים במרכז בו אתם עתידים להתחתן ינחה אתכם לגבי מספר האורחים היושבים בשולחן אחד, כאשר לרוב מדובר על כמות של בין 8 ל-12 אורחים. אז איך מושיבים את האורחים? על פי המכנה המשותף שלהם: שולחן חברים, שולחן משפחה מצד האם, האב, שולחן על עמיתים לעבודה, החברים מהצבא וכן הלאה.

באיזה שלב עורכים כל אחד מהשלבים?

את שלב אישורי ההגעה מומלץ לבצע כשבועיים לערך לפני האירוע. ביצוע שלב זה לפני כן לא תמיד יעניק לכם תמונה מדויקת, פשוט מאחר ולעתים ישנם האורחים שעד לרגע האחרון לא יודעים אם הם יגיעו או לא. את סידורי השולחנות כדאי לערוך מיד לאחר מכן, כאשר יהיה עליכם לשלוח את הסידור למנהל האירוע שלכם שידאג בהמשך לפתקיות שינתנו לאורחים עם הגעתם לאירוע, כאשר הפתקית תשקף בפני האורחים את מספר השולחן בו הם עתידים לשבת.